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Excel è entrato silenziosamente nelle nostre vite informatiche: è senza dubbio il miglior “foglio di calcolo” in circolazione.

Ma il risultato più grande, non l’ha fatto con gli utenti che sfruttano appieno la potenza del software, ma con l’utente comune: utente che fa praticamente tutto con excel, perché è facile, perché “lo usiamo da sempre” e così via. Il problema che questa scelta crea una dipendenza che a volte fa più male che bene: vediamo il perché.

Succede, con il tempo, che in azienda venga fuori una nuova esigenza, implementare qualche nuova procedura (di queste ne parlo qui) per ottenere un nuovo tipo di output: questo bisogno verrà probabilmente gestito con un software specifico, che costa e che farà bene il suo lavoro, MA (eccolo), a questo punto si deve uscire dalla rassicurante zona di comfort cui siamo abituati: “questo lo faccio meglio con excel, e lo faccio prima”. Ma è davvero così?

Acquistare un software che ti risolva un problema “abbatte” certamente il suo costo, ma potrebbe farlo ancora meglio e prima se sfruttato appieno, perché tutti i programmi aziendali offrono funzionalità che non vengono completamente utilizzate dall’utente, per noia ed abitudini, che nel lungo periodo fanno male ad una azienda.

Emblematico il caso di chi elabora dei dati (utente 1), li passa attraverso il software specifico, genera un output in excel che viene passato ad altro personale (utente 2) che ricarica a mano i dati senza riflettere che l’output di 1 potrebbe essere l’input AUTOMATICO di 2.: fare ping pong da e verso Excel ha un costo, in termini di tempo e di errore umano. Eppure la maggior parte dei processi che analizzo soffrono questo gap solo perché si trova comodo farlo così.

Se vogliamo migliorare la nostra produttività dobbiamo considerare questo software per quello che è: un formidabile foglio di calcolo e basta: se ti serve confrontare i dati affidati ad un database, se vuoi gestire un progetto utilizza software di project management e via così: non è sbagliato investire risorse e tempo per implementare quel programma che farà, prima di quanto ti aspetti, la differenza nel tuo lavoro o nella tua azienda.

Raccontami, se ti va, nei commenti la cosa più strana che si fa con Excel dalle tue parti.